Um dia de trabalho aparentemente normal, sem grandes problemas para serem resolvidos... Até que seu ramal toca e lhe solicitam uma documentação sobre a avaliação de desempenho de um funcionário que está na organização há mais de dez anos em apenas 30 minutos. Isso é o suficiente para qualquer pessoal tomar aquele impacto, colocar-se em estado de alerta e começar a pensar: como é mesmo o nome do funcionário? João Batista da Silva? Ou João da Silva Batista? Mas, foram logo pedir a ficha de um João? Não poderia ser um nome menos comum? E é dada a largada contra o tempo, para o profissional de RH localizar rapidamente todos os documentos relacionados ao colaborador, mas não sabe por onde começar. O telefone toca mais uma vez... "Precisamos do documento. O diretor está precisando das informações, agora".
Essa segunda ligação faz todo o setor de RH se tornar solidário e a equipe mobiliza-se para encontrar a documentação e ansiedade aumenta até que alguém diz: "Encontrei!". "Mas, encontrei dois funcionários com o nome João Batista da Silva". "Separa esses, só podem ser esses". Até que outra voz fala em tom seguro: "Mas, eu também encontrei as documentações do João Batista da Silva". "São três?", questiona o gerente de RH, já com as mãos na cabeça, afinal, a empresa em que ele trabalha tem aproximadamente 500 profissionais, apenas no chão de fábrica. "Vou levar os três, então", comenta desolado o gerente, na torcida de que não apareça mais um João para encabeçar a lista. O telefone toca, novamente. É a secretária da diretoria. O silêncio toma conta do departamento de RH. Para a felicidade geral, vem a notícia. O diretor precisou sair para uma reunião e podem entregar a documentação do João no dia seguinte. Depois de passada o corre-corre, os caçadores de documentos observam que apenas um dos três Joãos trabalhava na empresa há mais de uma década na organização. Os outros dois não tinham nem cinco anos de casa.
Para alguns esse fato pode parecer fictício, mas foi relatado por um colega da área que enfrentava o pesadelo de ter que convencer a diretoria de que os tempos mudaram e que a área de RH também precisava ter seus arquivos digitalizados.
Para falar sobre a sofrível burocracia dos "papéis arquivados" que muitos profissionais de Recursos Humanos ainda enfrentam, o RH.com.br, entrevistou Paulo Carneiro, presidente da P3Image - empresa especializada no gerenciamento de informações.
De acordo com Carneiro, os funcionários podem perder até duas horas diárias procurando documentos extraviados e quase 8% do tempo das atividades laborais é gasto em procura de arquivos. "Os profissionais de RH talvez sejam os que precisam de maior controle em relação à gestão documental, pois além de regras internas da organização, precisam estar muito atento à legislação", assinala. Se você é um profissional que enfrenta esse tipo de problema, essa entrevista certamente será do seu interesse. Aproveite a leitura!
RH.com.br - Diariamente, as empresas recebem uma grande bagagem de informações que precisam ser condensadas e guardadas para serem utilizadas posteriormente. As organizações estão sabendo lidar com este volume de dados?
Paulo Carneiro - O Brasil ainda é um país muito burocrático. De acordo com uma pesquisa da Associação Brasileira de Gestão Documental, a ABGD, arquivos tipicamente ativos crescem na proporção de 25% ao ano. Mesmo com a ascensão tecnológica, existem formulários em todos os segmentos, materiais que figuram como documentos e que têm diferentes prazos de gestão. Há documentos na área de Recursos Humanos, por exemplo, que devem ser arquivados por 30 anos. Para se ter uma dimensão, grandes organizações perdem até 5% dos documentos, um a cada 12 segundos no Brasil, sendo 67% por falha dos usuários. O curioso é que mais de 90% das informações arquivadas nunca serão consultadas e, se forem, referem-se aos últimos três anos. Vale ressaltar ainda: 2/3 destas informações são obsoletas e poderiam ser removidas de onde estão.
RH - A procura por essas informações, que nem sempre se encontram arquivadas adequadamente, logicamente, prejudicam significativamente o desempenho dos profissionais. Existe alguma estatística que comprove o comprometimento da performance?
Paulo Carneiro - Sim, este mesmo panorama ressalta que, em relação à produtividade, os gestores gastam até quatro semanas por ano procurando informações. Os funcionários podem perder duas horas diárias procurando documentos extraviados, quase 8% do tempo é gasto em procura de arquivos. Esse mesmo tempo poderia ser direcionado a outras atividades focadas no desenvolvimento e aprimoramento de competências.
RH - Que outros impactos o volume excessivo de dados costuma gerar para as empresas?
Paulo Carneiro - São vários os impactos, diga-se de passagem, negativos, que podemos destacar como, por exemplo, comunicação truncada, problemas jurídicos, e também impactos no caixa da empresa. Em média, 350 reais é o valor gasto para recriação de um documento extraviado. Isso levado à grande escala pode refletir na saúde financeira do negócio.
RH - Existe um perfil de profissionais que sintam mais dificuldade de lidar com o um gama de informações cada vez mais significativa ou esse fato já abrange todos os níveis hierárquicos?
Paulo Carneiro - Em geral não há um perfil de profissionais com mais ou menos dificuldade, se não houver processos bem definidos e ferramentas apropriadas para tornar a gestão documental eficiente, qualquer profissional pode se perder na gestão das informações.
RH - Os profissionais de RH também enfrentam esses problemas referentes a informações perdidas?
Paulo Carneiro - Os profissionais de Recursos Humanos talvez sejam os que precisam de maior controle em relação à gestão documental, além de regras internas da organização, o profissional precisa estar muito atento à legislação, os documentos devem estar armazenados de forma organizada e funcional, para obter respostas rápidas para o cliente interno, fiscalizações e auditorias.
RH - Quando o senhor conversa com os profissionais de RH, qual a dificuldade mais comum que eles sinalizam diante do contingente de informações e da necessidade de se manterem constantemente atualizados?
Paulo Carneiro - Acredito que a maior dificuldade está na pesquisa do documento após o armazenamento. Afinal, diante de tantas informações, encontrar um documento pode ser tornar-se uma tarefa complexa e com grande perda de tempo. Por isso, empresas que atuam com ferramentas on-line, replicando arquivos físicos na versão digitalizada em um portal em que todo o status pode ser acompanhado, ganham vantagem competitiva.
RH - Como o RH tem administrado essas questões, uma vez que cada vez mais as pessoas chegam a ele e precisam de retornos rápidos?
Paulo Carneiro - O RH está cada vez mais buscando agilidade e controle em ferramentas de gestão de documentos, há uma tendência de profissionalizar a gestão documental desta área nas empresas, ou seja, deixar de controlar o arquivo por meio de planilhas manuais ou armazenamentos em locais inadequados.
RH - Em sua opinião, qual princípio básico para manter as documentações organizadas em um setor como o de Recursos Humanos?
Paulo Carneiro - O principio básico é o controle, ou seja, ter processos definidos utilizando sistemas de ECM (Enterprise Content Management) ou empresas terceirizadas na gestão documental, o projeto deve contemplar solução de guarda de documento estruturada com digitalização de imagens.
RH - Essa ação é fácil de ser implantada ou requer mais do que parece como, por exemplo, mudança comportamental, de hábitos?
Paulo Carneiro - Não é fácil, pois no RH das organizações existem problemas culturais, já que os documentos na sua maioria são confidenciais. Para uma implantação mais fácil é necessário apoio corporativo das organizações, definir o nível de dificuldade de implantação de um projeto de gestão de documentos e informações depende muito da situação atual de cada empresa para obter sucesso.
RH - Que conselhos o senhor deixaria para um RH que se encontra "perdido" diante de tantas informações e que precisa assimilar esse conteúdo em curto espaço de tempo?
Paulo Carneiro - Informar-se. Estar atento às particularidades e, ouso dizer, contrariedades da burocracia brasileira, pois, como falamos, há muitas implicações a partir da não organização. Escolher uma empresa de gestão documental que reúna atributos tecnológicos e de segurança, mas, principalmente, que tenha um diálogo amplo com as necessidades, às vezes específicas, e esteja aberta a agregar soluções efetivas para o dia a dia, incorporando inteligência em todo o processo.
Por:Patrícia Bispo
Formada em Comunicação Social - Habilitação em Jornalismo, pela Universidade Católica de Pernambuco/Unicap.
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Comunicação LCA Treinamentos & Consultoria
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