A comunicação que pode trazer benefícios, também pode trazer danos irrecuperáveis. Uma informação transmitida de forma inadequada pode denegrir a imagem da empresa no mercado, ou trazer desequilílibio no ambiente de trabalho. Desta forma a comunicação tem que ser efieciente e eficaz.
Os seres humanos diferem em muitos aspectos dos demais animais. Além da forma racional de agir, que é feita de forma instintiva pelos animais, os seres humanos possuem a capacidade de se comunicar de diversas formas, utilizando de muitos recursos, o que a faz ser a mais complexa.
Comunicar-se é uma atividade vital na sociedade. Ninguém vive só, isolado do mundo, pelo contrário, todos vivem e convivem uns com os outros, interagem, compartilham experiências e interesses comuns, transmitem cultura de geração à geração e modificam-a também. A transferência de informação pelo locutor e a compreensão pelo ouvinte caracteriza o ato da comunicação e sem esses dois requisitos, transferência e compreensão, não há comunicação.
Transmitir informações e compreendê-las é necessário para sobrevivência humana, e o mesmo vale para as organizações. Não importa a natureza, sejam públicas ou privadas, as organizações estão o tempo todo lidando com informações, que é a matéria-prima de muitos produtos e serviços e sua falta pode trazer prejuízos imensuráveis .
Toda organização tem regras que estabelecem o comportamento de seus funcionário, como procedimentos são feitos e, o que é, e não é, permitido dentro do ambiente organizacional. Faz parte da cultura da empresas esse quesitos. A cultura da empresa forma as diretrizes para os funcionários e desta forma precisa ser transmitida a todos que nela trabalham. A comunicação, no processo de socialização dos novos funcionários, precisa ser objetiva e clara, evitando interpretações dúbias.
As organizações realizam projetos estratégicos que podem ter os mais variados objetivos. Todavia esses projetos só podem ser planejados através de informações, sejam essas internas ou externas à empresa.
Gerentes de vendas coordenam atividades e fazem planejamentos para seu setor e os representantes comerciais, atendentes e caixas realizam as operações de vendas e de atendimento ao público, desta forma possuem informações necessárias que servirão de insumos para os planejamentos gerenciais. Observa-se então, com esse exemplo, a importância da comunicação nas empresas: Para o crescimento da empresa é necessário a circulação de informações que sirvam de base para tomadas de decisões.
O avanço tecnológico tornou-se uma importante ferramenta na comunicação das organizações, principalmente na área de marketing. Revistas, jornais e Tvs são meios de comunicação muito usados pelas empresas para se colocar no mercado e anunciar seus produtos. Com a popularização da internet, as organizações tendem a se instalar nos ambientes virtuais, comunicando-se de forma direta ou indireta com seus stakeholders . Através do e-commerce as empresas atingem um mercado amplo, comunicam-se com pessoas de diversas localidades e tendem a aumentar o número de vendas. O e-mail tornou-se uma forma prática de comunicação personalizada com clientes já fidelizados ou potenciais, além de ser um ferramenta importantíssima para comunicação ágil e econômica entre os funcionários. Softwares como CRM (Customer Relationship Management) auxiliam as organizações a criarem e manterem um bom relacionamento com os clientes.
A comunicação, todavia, se realizada subjetivamente ou sem a devida atenção pode causar atraso em procedimentos simples e prejuízos aos cofres das empresas. Desta forma é necessário reconhecer e evitar os elementos que podem dificultar ou impedir a compreensão da mensagem.
Cada funcionário tem uma personalidade diferente, que pode influenciar sua percepção a respeito de algo que lhe é passado. A forma de falar, uso de palavras, o tom da voz ou o meio utilizado na comunicação influencia a forma como o ouvinte interpretará a mensagem do emissor.
Além das barreiras de linguagem, outras barreiras podem impedir a perfeita comunicação nas empresas, como as barreiras tecnológicas e psicológicas. Aqueles funcionários de anos casa ou os próprios meios tenológicos da empresa tendem a apresentar as barreiras tecnológicas, já funcionários com baixa auto-estima ou problemas familiares tendem a apresentar barreiras psicológicas.
O drible, toda via, dos problemas de comunicação podem ser feitos de diversas formas. O primeiro passo a ser dado é a atenção com o que esta sendo dito, evitando mensagens subjetivas que podem gerar duplicidade de sentido, o segundo passo é o feedback, ou seja, o retorno da mensagem que foi transmitida, garantindo que o sentido da mensagem passada do emissor para o ouvinte foi mantido, caso isto não ocorra a mensagem será retransmitida esclarecendo as possíveis dúvidas.
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