Como fazer reuniões altamente produtivas

Suas reuniões têm sido eficientes e eficazes? Você sente que as reuniões são objetivas? Produtivas? O que é discutido em suas reuniões leva a decisões conclusivas? As decisões tomadas são, de fato, executadas?

Boas reuniões determinam o sucesso da organização!

No primeiro artigo desta série (Como fazer reuniões altamente produtivas – Parte 1), relacionamos problemas comuns das reuniões, fatores que provocam aqueles problemas, e apresentamos algumas sugestões para melhorar suas reuniões. Neste artigo apresento dois conjuntos de soluções que podem melhorar ainda mais suas reuniões, tornando-as altamente produtivas.

As 10 regras de ouro das reuniões altamente produtivas

Como fazer uma reunião altamente produtiva:

Antes

1. Estabeleça, formalize e comunique uma pauta. Defina assuntos a serem tratados, participantes, horários para início e para término. Defina horário para discussão de cada assunto pautado. Se você não dispuser de muito tempo, evite deixar espaço para “outros assuntos” na pauta.
2. Distribua a pauta, previamente, e estimule os participantes a trazerem posições e proposições para a reunião.

Durante

3. No início da reunião, apresente a pauta definida. Deixe visível a todos durante toda a reunião. Se possível, distribua cópias da pauta. Assim, todos estarão ligados no assunto a ser tratado, e tenderão a dar contribuições, em acordo com o assunto proposto, evitando assim, desvios e devaneios que dispersam o direcionamento da reunião. Somente em reuniões festivas ou recreativas se permite que os assuntos vão e voltem conforme o calor das emoções Individuais.
4. Estimule a participação de todos, em especial os mais envolvidos ou dependentes das decisões e encaminhamentos decorrentes da reunião.
5. Mantenha o controle “apertado” sobre o tempo total e o tempo disponível para cada assunto pautado.
6. Mantenha o controle apertadíssimo das discussões em torno da pauta estabelecida. Em caso de algum posicionamento relevante, mas fora do tema, registre para discussão posterior – possivelmente em outra reunião. E tome cuidado especial com os eloquentes e envolventes, ou seja, aquelas pessoas que costumam falar bem e bonito, porém tendem a desviar do tema em debate.
7. Eleja duas pessoas chave para o sucesso da reunião:

• um secretário, com elevada capacidade de síntese, objetividade, e boa redação;
• um controlador do tempo, que exerça, de forma educada e respeitosa, o controle das discussões no tempo apropriadamente definido para cada assunto.

8. Elabore uma ata simples, curta e objetiva, onde constem as decisões tomadas, responsáveis pelos encaminhamentos e prazos de execução.

Depois

9. Distribua a ata para todos os participantes, em especial para os responsáveis pelos encaminhamentos definidos.
10. Acompanhe a execução do que foi combinado, e inclua uma prestação de contas na pauta da próxima reunião.

O método RIAD para Reuniões Altamente Produtivas

O método RIAD sintetiza as quatro etapas essenciais para reuniões gerenciais (ou similares).

• RELATAR: consiste em relatar atividades, ações, projetos, decisões e acontecimentos realizados no período de trabalho que acaba de ser concluído. Este período pode ser uma semana, mês, trimestre ou ano, dependendo do assunto e da frequência de reuniões. Serve como uma espécie de comunicados gerais sobre a empresa ou organização, atuando como forma de compartilhar fatos importantes para os participantes.
• INFORMAR: nesta etapa devem ser informados os resultados relativos ao período concluído, sendo essencial o comparativo entre os resultados alcançados e as metas estabelecidas. Compete a cada gestor envolvido apresentar os resultados das áreas e/ou processos sob sua responsabilidade.
• ANALISAR: nesta etapa os resultados apresentados anteriormente são analisados, visando identificar as causas do mau ou do bom desempenho. Os fatores que contribuíram para o mau desempenho poderão indicar ações corretivas. Os fatores que geraram o bom desempenho deverão ser estimulados.
• DECIDIR: aqui reside uma das etapas cruciais para o sucesso da reunião. Tudo o que for decidido, para corrigir ou para melhorar o que se vem fazendo, deve ser registrado, com a indicação dos respectivos responsáveis, e a definição de prazos para execução. Isto será fundamental para possibilitar o acompanhamento pós reunião.

Reflexão

Se você colocar em ação estes passos que descrevi acima e suas reuniões não melhorarem podem existir dois motivos para isto:

1. A ata da reunião foi mal elaborada, ou
2. Você não tem uma equipe responsável e comprometida.

Se você caiu no primeiro motivo, isto pode ser resolvido com um breve treinamento sobre “Como fazer Reuniões Altamente Produtivas“.

Se você caiu no segundo motivo, mude as pessoas. Ou mude de lugar!

klebernobrega.com.br

Comunicação LCA Treinamentos & Consultoria