Tecnologia contribui para agilizar avaliação de desempenho

Por mais que uma empresa tenha um quadro de profissionais qualificados, chega o momento em que é preciso acompanhar o desenvolvimento dos seus talentos humanos. Várias são as alternativas para identificar as competências que preencherão os gaps que impactarão na performance das equipes e cada empresa utilizará o recurso adequado à sua realidade. Na Unesp (Universidade Estadual Paulista - Júlio Mesquita Sobrinho), por exemplo, a instituição adotou em 1999 a Programa de Acompanhamento de Desenvolvimento Profissional (ADP) que, atualmente, é direcionado a cerca de 7.500 funcionários do nível técnico/administrativo.

A Unesp é mantida pelo Governo do Estado de São Paulo uma das três universidades públicas de ensino gratuito, ao lado da USP (Universidade de São Paulo) e da Unicamp (Universidade Estadual de Campinas). Foi criada em 1976, a partir de institutos isolados de ensino superior que existiam em várias regiões do Estado de São Paulo. Atualmente, a Unesp tem 36 unidades localizadas no interior paulista, na capital do Estado de São Paulo e na região litorânea.

De acordo com Paulo Cesar Brito, responsável pelo Grupo Técnico Planejamento e Desenvolvimento de RH, o ADP que inclui o sistema de avaliação de desempenho, tem como principal objetivo acompanhar a performance dos funcionários, incentivando o diálogo e a transparência nas relações do trabalho, bem como o estímulo ao desenvolvimento institucional. "A realização do primeiro Acompanhamento de Desenvolvimento Profissional trouxe um profundo impacto na comunidade unespiana e os primeiros formulários aplicados foram aplicados manualmente", relembra.

Dentro desse contexto, a proposta da Unesp ainda incluía alcançar alguns objetivos específicos como, por exemplo: contribuir para a melhoria do serviço público dentro da universidade; fornecer dados para a elaboração da política de Recursos Humanos; incentivar ações de autodesenvolvimento; estabelecer planos de ação para aprimoramento de conhecimentos e desenvolvimento de habilidades; fornecer subsídios para o Plano de Carreira dos servidores técnicos e administrativos, bem como no processo de estágio probatório; disponibilizar subsídios para as ações da área de Recursos Humanos, no processamento da vida funcional do servidor.

Após o processamento do primeiro ADP, a Unesp montou um grupo de estudo para elaborar propostas de adequação às necessidades da universidade e, consequentemente, minimizar a resistência dos profissionais diante do processo de mudanças. Mas, foi em 2006 todo o processo ganhou formato online, gerando uma verdadeira guinada na avaliação de desempenho dos colaboradores. Vale destacar que o processo que avaliação ocorre anualmente, sempre no período compreendido entre 01 de abril a 31 de março.

O processo de avaliação conta com as seguintes etapas:

1 - Planejamento de Desempenho
- O planejamento tem início com a liberação para preenchimento do servidor, que após salvar as informações online enviará o conteúdo ao superior imediato.
- Ao analisar o planejamento e anotar suas observações, o superior imediato deverá agendar um horário com o funcionário, para num diálogo franco e aberto, para que possam ser realizadas as adequações necessárias.
- Existe, ainda, a opção de imprimir o planejamento, objetivando facilitar o encontro.

2 - Acompanhamento do Desempenho
Nessa fase é efetuado o registro, em formulário online, das reuniões entre líder e liderado, anotando objetivamente:
- O resultado do trabalho apresentado.
- A maneira pela qual foi obtido.
- As condições sob as quais se desenvolveu.
Neste momento, superior imediato e servidor buscam estabelecer no cotidiano das relações a confiança e o auxílio que conduzem ao crescimento profissional.

3 - Análise do Desempenho
Já nessa etapa do processo, é fundamental que o superior imediato dialogue, negocie e justifique a atribuição do parecer global, estimulando a aceitação e o reconhecimento do servidor.

Parceria firmada - Em 2011 o Acompanhamento de Desenvolvimento Profissional ganhou mais um diferencial: a Unesp firmou parceria com uma consultoria externa para dar respaldo ao processo de avaliação dos funcionários. "Constantemente, temos a preocupação de promovemos avaliações das ferramentas que utilizamos e procuramos realizar os ajustes necessários para que possam atender às necessidades e à realidade do público interno. Foi quando resolvemos investir em um trabalho de conscientização, durante 2011 e 2012 e recorremos à contratação de uma consultoria externa", cita Paulo Cesar Brito.

Quando questionado o motivo que levou a instituição a adotar essa linha de trabalho, ele explica que Unesp deseja ouvir uma opinião externa e não queria correr o "risco" de cair no conformismo ou na chamada zona de conforto. Em 2011, através dos consultores externos, foi atendido um público-alvo de aproximadamente 800 gestores e esses, por sua vez, atuarão como agentes multiplicadores. A primeira ação da consultoria foi a de realizar um diagnóstico para saber se as ferramentas que estávamos utilizando eram ou não às mais viáveis.

Para se ter uma ideia da dimensão desse trabalho, a meta é de que os consultores externos trabalhem com um público interno equivalente a 20% do contingente dos profissionais, ou seja, cerca de 2.500 pessoas. Para 2012, a segunda ação é aprimorar todos os recursos que envolvem a avaliação de desempenho.

Benefícios da tecnologia - Para a Unesp, desde que a avaliação de desempenho tornou-se online, vários benefícios surgiram naturalmente. Dentre esses, Paulo Cesar Brito destaca: rapidez do processo, praticidade, manutenção dos arquivos em tempo real para efeito de controle e análise do processo em si. "Existe rapidez na emissão de relatórios, pois anotações do processo de avaliação de desempenho são realizadas de acordo com os padrões estabelecidos, o que antes não ocorria quando o processo não era virtual", conclui.

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