O que fazer e o que não fazer no ambiente de trabalho - II

 

Telefone

• Ao atender ao telefone, diga seu departamento e seu nome. Em seguida, cumprimente quem está chamando com “Bom dia”, “Boa tarde” ou “Boa noite”.

• Procure não deixar o interlocutor esperando por mais de um minuto. Caso seja inevitável, pergunte se ele pode esperar pelo tempo necessário.

• Por mais antipático que o interlocutor possa ser, seja sempre gentil.

• Se a ligação for para outra pessoa que não puder atender na hora, pergunte se pode retornar a ligação em dez minutos, ou quando a pessoa puder. Anote nome, empresa e número de telefone de quem chamou. Cumpra a promessa que fez ao dizer que ia retornar a ligação, mesmo que seja apenas para dizer que a pessoa está com a agenda cheia naquele dia e que só poderá atender o interlocutor em outra ocasião.

• Se a pessoa pedir para segurar a ligação por alguns minutos, evite fazer fofocas ou ficar conversando com outras pessoas enquanto o interlocutor aguarda na linha.

• Se o interlocutor perguntar “Como vai?”, não leve a pergunta ao pé da letra. Diga apenas “Bem, obrigado(a)”, mesmo que naquele dia o mundo tenha caído para você.

• “Quem deseja?” e “Quem gostaria?” são perguntas indevidas e feias para atender ao telefone. Prefira a frase “Quem quer falar?”.

• Nunca diga que a pessoa não está depois de perguntar quem quer falar. Primeiramente, informe que a pessoa não está, depois pergunte o nome de quem quer falar com ela.